DocuDMS

DocuDMS^® ist ein externes Control für ein Dokumenten - Management

Unterstützte Betriebssysteme : Win 98 – Vista

Die Ansteuerung des Controls gestaltet sich sehr einfach. Über das COM Interface (ActiveX) kann ein Zugriff aus jeder beliebigen Fremdanwendung heraus erfolgen. Alle Funktionen für Dokument-Vorschau, Neuanlage, Batch-Import, E-Mail Versand usw. sind intern gekapselt, einschließlich der Datenbankanbindung an MS Access oder den SQL Server.

Um beispielsweise ein neues Brief-Dokument anzulegen genügt eine einzige Codezeile :

myObject.Docmd.RunMacro "ExternBriefneu"

Alle Felder können mit Vorgaben belegt werden, z.B. Betreff, Kategorie, Status, Projekt- und Kontakt-Zuweisung usw.

Auch der Batch-Import eines überwachten Verzeichnisses lässt sich mit nur einer Codezeile realisieren :

myObject.Docmd.RunMacro "ExternDokumentBatchScanner"

Der weitere Ablauf (Einlesen der Dokumente, die Attributierung und die Übernahme ins DMS) erfolgt dann direkt in DocuDMS^®.

Die gesamte Anwendung besteht aus mehreren Bestandteilen :

	Detailformular für die Dokumenterstellung
	Dokumenten-Übersichtslisten für Gruppierung nach Kontakt, Projekt oder Aktenzeichen
	Batch-Import für überwachte Verzeichnisse (Telefax, Scanner und Allgemein)
	Serienbrieferstellung
	PDF Konvertierung
	Datenbank (wahlweise MS Access oder MS SQL Server)

Funktionen :

	Automatische Vergabe des Dokument-Dateinamens bei der Neuanlage
	Automatische PDF - Erstellung mit paralleler Ablage beider Formate in einem Datensatz (Originaldokument zusammen mit PDF Dokument)
	Automatische Übergabe von Adresse, Anrede, Datum und Betreff usw. an ein Word-Dokument (etwa 100 verschiedene Parameter sind möglich)
	Automatische Kontaktzuweisung, Zuweisung zu Projekt und Aktenzeichen möglich
	Einfaches Kopieren vorhandener Dokumente auf Knopfdruck
	Verwaltet alle Dateiformate wie EXCEL, WORD, Autocad, Fotos, beliebige Textdateien usw.

	Jederzeit externer Zugriff auf die gespeicherten Dokumente möglich (die Ablage erfolgt nach Jahrgängen und Kalender-Wochen gruppiert, die Dateinamen beinhalten das vollständige Datum und Uhrzeit)
	Vollautomatische Übernahme von E-Mail-Dokumenten in die Dokumentverwaltung
	E-Mail Versand eines Dokuments mit automatischer PDF Umwandlung
	Dokumentvorschau für alle gängigen Dateiformate (incl. PDF, dwg und dxf).
	Wiedervorlage mit Alarmfunktion